Las Fases de las Contrataciones Públicas

Como todo proceso es estructurado con el fin de poder generar el objetivo predestinado de la manera más eficiente y eficaz posible, las contrataciones estatales no ajena a ello, se encuentra conformado por un conjunto de procedimientos que se van a dividir en tres partes consecutivas: Fase de Actos Preparatorios, Fase selectiva, Fase de Ejecución Contractual; además de ello podríamos mencionar la Fase de solución de controversias, que si bien no se da en todo proceso, ayuda a resolver las discrepancias surgidas en este.

1.       FASE DE ACTOS PREPARATORIOS

• Plan Operativo Institucional (POI): Es un informe donde se encuentran señalados los objetivos y cumplimientos que se quieren lograr en el año fiscal. 
• Elaboración del cuadro de necesidades: Es el cuadro donde se va a incorporar cada uno de los requerimientos del área usuaria, que será lo que se necesite durante el año fiscal de la Entidad. 
• Presupuesto Institucional: Presupuesto inicial de la entidad pública aprobado por su respectivo titular. Establecido en la Ley Anual de Presupuesto del Sector Público para el año fiscal respectivo. 
• Plan Anual de Contrataciones: Es el documento donde se van a registrar cada una de las contrataciones que va a efectuar la entidad durante todo el año fiscal, no importando el tipo de contratación o el tipo de recurso con el cual se realizará. 
• Expediente de Contratación: Documento que contendrá  todas las actuaciones del proceso desde el requerimiento hasta la culminación del contrato, incluyendo las propuestas no ganadoras. 
• Designación del Comité Especial: La Entidad designará a un comité especial que deberá conducir el proceso, este se encontrara integrado por tres miembros, de los cuales uno es del área usuaria y uno OEC, ello en caso de LP y CP; en las ADC el reglamento establecerá las reglas para la designación. 
• Elaboración de las Bases: Se realizaran las bases para la contratación donde se registrarán los requisitos técnicos mínimos con los que deben contar los postores; así como, los factores de evaluación y calificación,  los plazos del proceso y el Valor Referencial.

2.       FASE SELECTIVA

• Convocatoria: Una vez organizada las bases el OEC deberá publicar la contratación en el SEACE  con el fin de dar conocimiento a todas las empresas que quieran participar del concurso. 
• Registro de Participante: Los postores que desen participar deberán registrarse conforme a las reglas establecidas en las bases, y deberán contar con inscripción vigente en el RNP. 
• Consultas: A través de las consultas los postores pueden pedir aclaración de cualquier parte de las bases, el comité especial absolverá las consultas en un pliego absolutorio que deberá ser publicado en el SEACE conforme a las fechas establecidas en las bases. 
• Observaciones: Mediante escrito debidamente fundamentado los postores podrán observar las bases sobre los Requisitos Técnicos Mínimos, el comité deberá absolverlas de manera fundamentada y podrá acoger en una parte o en su totalidad la observación. 
• Presentación de Propuestas: Deberá presentarse todos los documentos requeridos en las bases según el Art. 62 de la LCE; las propuestas se presentarán en dos sobres cerrados, uno conteniendo la propuesta técnica y el otro la propuesta económica. Art 63 de la LCE   
• Evaluación y Calificación: Podrá ser en acto privado o en acto público se requerirá de la colaboración de un Notario o en su caso de un Juez de paz, se abrirán cada una de las propuestas de los postores y se calificaran según los criterios fijados en las bases.
• Otorgamiento de la Buena Pro : Se realizará en acto público; sin embargo, para las ADS  y AMC podrá ser en acto privado, en la fecha señalada por las bases; se dará a conocer también los resultados del proceso a través de un cuadro comparativo, así mismo, los demás postores podrán observar cada una de las propuestas.
• Formalización del Contrato - Suscripción: Una vez consentida la Buena Pro el postor tiene un plazo de 7 días para presentar la documentación requerida para la firma del contrato y tres días más para subscribir el contrato .

3.       EJECUCIÓN CONTRACTUAL

• Ejecución del Contrato: Una vez suscrito el contrato el Contratista deberá efectuar la realización del mismo en los plazos establecidos. 
• Garantías – Adelantos: El Contratista deberá entregar antes de la suscripción una garantía de fiel cumplimiento y según sea la garantía por el Monto Diferencial de la Propuesta, y la Entidad deberá efectuar a solicitud de parte los adelantos pactados en las bases.
• Adicionales y Reducciones: De ser el caso la Entidad podrá solicitar al contratista la realización de un servicio no pactado en el contrato siempre y cuando el costo adicional no supere el 25 % del Valor Referencial, de la misma forma se podrá efectuar reducciones.
• Ampliaciones: La Entidad podrá otorgar una ampliación del plazo al contratista siempre y cuando este acredite la necesidad del mismo para culminar el contrato y que dicha demora sea justificada por causas fortuitas, de no ser así, la Entidad podrá implantar al contratista multas y penalidades.
• Subcontratación: El contratista puede subcontratar a un tercero hasta el 40 % de la prestación a realizar siempre y cuando el Subcontratista se encuentre inscrito en el RNP y se encuentre vigente.
• Resolución: La Entidad puede resolver el contrato de ser el caso si el Contratista no cumple con realizar las prestaciones requeridas o lo efectúa de manera ineficiente  para ello existen dos vías: La Conciliación y el Arbitraje. 
• Penalidades: Así mismo la Entidad puede implantar penalidades por el incumplimiento del contrato. 
• Recepción y Conformidad: Una vez culminada la prestación la Entidad deberá emitir la conformidad con lo cual se garantiza la prestación efectiva del servicio, bien u obra.
• Pago: La Entidad tiene un plazo de 15 días hábiles de culminado el contrato para efectuar el pago correspondiente al contratista.